Sumber: freepik.com

Proses administrasi di kantor sering kali jadi hal yang paling mudah terlewat. Tiba-tiba dokumen menumpuk, status persetujuan belum jelas, dan akhirnya pekerjaan lain ikut tertunda. Kondisi ini bisa bikin alur kerja makin lambat dan keputusan bisnis ikut terhambat. 

Khususnya bagi tim yang menangani banyak dokumen sekaligus, proses approval bisa semakin rumit apalagi kalau harus melibatkan banyak pihak dalam waktu yang bersamaan. 

Sekarang, pengelolaan dan persetujuan dokumen sebenarnya bisa dilakukan secara digital tanpa harus pindah-pindah platform. Cara ini bisa membantu tim bekerja lebih cepat, menjaga kerapian dokumen, sekaligus meminimalkan mis komunikasi antar departemen. 

Nah, supaya lebih jelas, simak penjelasan lengkapnya pada artikel ini. 

Kenapa Tantangan dalam Digitalisasi Dokumen Bisa Muncul? 

Digitalisasi dokumen bukan lagi hal baru, tapi banyak perusahaan masih merasakan proses yang lambat dan tidak seefektif yang diharapkan. Ada beberapa alasan kenapa hal ini sering terjadi: 

1. Beban dokumen yang terus bertambah 

Semakin besar perusahaan, semakin banyak dokumen yang harus diurus. Tanpa sistem yang tepat, tim mudah kewalahan dan sulit menjaga kerapian alur kerja. 

2. Persetujuan yang melibatkan banyak pihak 

Approval yang harus ditandatangani oleh beberapa atasan atau departemen sering membuat proses jadi berlarut-larut, terlebih kalau belum ada alur yang tersusun rapi. 

3. Dokumen tersimpan di banyak platform 

Beberapa dokumen ada di email, sebagian di WhatsApp, sisanya di cloud. Kondisi ini membuat tim bingung mencari dokumen terbaru dan rawan terjadi miskomunikasi. 

4. Pengawasan proses yang sulit dilakukan 

Tanpa pelacakan yang jelas, sulit mengetahui dokumen mana yang sudah disetujui, sedang menunggu, atau justru belum diproses sama sekali. 

5. Penggunaan teknologi yang tidak terintegrasi 

Banyak perusahaan sudah pakai berbagai tools digital, tapi kalau tidak saling terhubung, pekerjaan tetap terasa manual dan tidak efisien. 

Apa Saja Tantangan Digitalisasi Dokumen? 

Setelah memahami penyebabnya, sekarang saatnya melihat masalah apa saja yang biasanya muncul di lapangan. Setiap perusahaan punya kondisi berbeda, tapi pola tantangannya sebenarnya mirip dan sering ditemui. 

Untuk membantu mengenali mana yang terjadi di perusahaan Anda, berikut lima tantangan utama yang perlu diperhatikan. 

1. Dokumen Terpisah-Pisah Sulit Dikendalikan 

Dokumen sering tersebar di banyak tempat: email, chat, cloud, bahkan di laptop pribadi. Akibatnya, tim susah cari versi terbaru dan kehilangan jejak dokumen penting. 

Masalah yang sering terjadi: 

1) Waktu lama mencari dokumen terbaru 

2) File persetujuan berubah tanpa kontrol 

3) Sulit melacak siapa yang mengubah dokumen 

4) Semua orang pakai file berbeda, jadi hasil tidak konsisten 

2. Persetujuan Dokumen Masih Lambat 

Digitalisasi belum tentu buat approval jadi cepat. Banyak yang masih pakai email atau chat untuk minta tanda tangan, sehingga proses sering terhambat. 

Masalah umum: 

1) Pihak terkait tidak langsung lihat notifikasi 

2) Tidak ada batas waktu persetujuan 

3) Progres approval dicek manual 

4) Tidak jelas siapa yang sudah dan belum setuju 

3. Keamanan Dokumen Rentan 

Dokumen sensitif sering dibagikan lewat email atau pesan pribadi tanpa perlindungan, membuka risiko kebocoran data. 

Risiko yang sering muncul: 

1) Dokumen tersimpan di perangkat pribadi yang tidak aman 

2) Tanda tangan digital tanpa autentikasi kuat 

3) Dokumen bisa diakses orang tidak berwenang 

4) Tidak ada rekam jejak siapa membuka dokumen 

Baca Juga: Tanda Tangan Digital: Standar Baru Bisnis Modern & Solusi Anyflow 

4. Infrastruktur Internal Belum Siap 

Digitalisasi butuh sistem dan standar yang siap. Kalau belum, perubahan jadi sulit dan proses jadi ribet. 

Kondisi yang sering terjadi: 

1) SOP belum sesuai dengan proses digital 

2) Tim belum terbiasa pakai tanda tangan digital 

3) Tidak ada integrasi aplikasi dokumen dengan sistem lain 

4) Migrasi data lama dilakukan manual dan lama 

5. Kurang Transparansi Proses 

Dokumen bergerak tanpa jejak jelas. Tim dan manajer sulit tahu posisi dokumen dan status persetujuan. 

Dampaknya: 

1) Keputusan jadi terlambat 

2) Deadline terlewat tanpa notifikasi 

3) Auditor kesulitan cek rekam jejak dokumen 

4) Proses eskalasi terhambat tanpa sistem yang mendukung 

Apa Solusi Praktis yang Bisa Langsung Diterapkan? 

Membuat digitalisasi dokumen jadi efektif tidak perlu ribet. Dengan langkah sederhana tapi terstruktur, hasilnya bisa terasa cepat. Berikut tiga cara yang paling sering membantu banyak perusahaan: 

1. Standardisasi Alur Dokumen 

Membuat ulang peta alur persetujuan membantu menentukan siapa yang bertanggung jawab dan kapan proses harus berjalan. Dengan urutan yang jelas, pekerjaan jadi lebih terarah dan tidak membingungkan. 

2. Gunakan Sistem Tanda Tangan Digital yang Terverifikasi 

Autentikasi yang kuat bikin pengesahan dokumen jadi cepat tanpa mengurangi keamanan. Integrasi tanda tangan digital juga mempercepat proses karena dokumen tidak perlu lagi dicetak atau dikirim bolak-balik. 

3. Implementasi Platform Terpusat untuk Tracking Real-time 

Kalau tim bisa melihat progres dokumen secara langsung, lengkap dengan notifikasi dan batas waktu, proses persetujuan jadi lebih lancar. Audit trail juga membantu melacak siapa melakukan apa dan kapan. 

Mau Digitalisasi Dokumen yang Cepat dan Praktis? Gunakan anyflow 

Setelah tahu solusi praktis untuk mempermudah digitalisasi dokumen, kini saatnya mencoba solusi yang langsung siap pakai: anyflow. 

anyflow membantu menata alur dokumen dengan rapi, mempercepat tanda tangan digital yang aman, dan memberi notifikasi otomatis supaya kamu selalu tahu posisi dokumen. 

Dengan platform ini, kamu nggak perlu lagi repot mengecek email satu per satu atau takut dokumen tercecer. Semua proses jadi lebih terstruktur dan efisien, tanpa perlu ubah banyak hal dalam cara kerja perusahaan. 

Lebih dari itu, anyflow dilengkapi audit trail otomatis yang bikin setiap aktivitas mudah dipantau dan aman dari risiko kesalahan. 

Jadi, tunggu apa lagi? Segera gunakan anyflow dan rasakan kemudahan digitalisasi dokumen yang langsung bisa diterapkan tanpa ribet. Hubungi Tim Berijalan dan nikmati FREE TRIAL anyflow sekarang juga!