Sumber: freepik.com

Perubahan besar sedang berlangsung dalam cara perusahaan mengelola dokumen. Proses yang dulu identik dengan kertas, stempel, dan tanda tangan basah kini bergeser ke arah digital. Transformasi ini bukan hanya mengikuti arus teknologi, tetapi juga menjawab kebutuhan efisiensi, keamanan, dan kecepatan dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif. 

Tanda tangan digital kini tidak lagi sekadar tren, melainkan sudah menjadi standar baru. Perusahaan yang sudah mengadopsinya bisa bergerak lebih cepat, transparan, dan terhindar dari kerumitan birokrasi manual. 

Apa Bedanya Tanda Tangan Digital dengan Tanda Tangan Elektronik Biasa? 

Banyak orang masih menganggap tanda tangan digital sama dengan tanda tangan elektronik. Padahal keduanya berbeda secara fundamental. 

1. Tanda tangan elektronik biasa biasanya hanya berupa gambar hasil scan atau coretan di layar perangkat. Fungsinya lebih ke tampilan visual dan tidak memiliki sistem keamanan tambahan. 

2. Tanda tangan digital menggunakan teknologi enkripsi dan sertifikat digital untuk memastikan identitas penandatangan serta keaslian dokumen. Sistem ini menciptakan jejak verifikasi yang dapat diuji kebenarannya kapan saja. 

Perbedaan ini membuat tanda tangan digital jauh lebih kredibel dan bisa diakui secara hukum. 

Landasan Hukum di Indonesia 

Penggunaan tanda tangan digital di Indonesia sudah memiliki dasar hukum yang kuat. Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) beserta peraturan turunannya mengakui keabsahan tanda tangan digital sebagai alat bukti sah. 

Pemerintah melalui Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) juga berperan penting sebagai penyelenggara sertifikat elektronik. Lembaga ini memastikan bahwa proses penerbitan dan penggunaan tanda tangan digital sesuai standar keamanan yang berlaku. Dengan demikian, dokumen yang ditandatangani secara digital tidak bisa dianggap abal-abal, melainkan sah di mata hukum. 

Manfaat Utama Tanda Tangan Digital 

Penerapan tanda tangan digital membawa dampak signifikan bagi perusahaan maupun individu. Beberapa manfaat utama antara lain: 

1. Keamanan Tinggi 

Dokumen terenkripsi sehingga sulit dipalsukan atau diubah tanpa jejak. 

2. Efisiensi Proses 

Persetujuan dokumen bisa dilakukan hanya dalam hitungan menit tanpa harus bertemu langsung. 

3. Aksesibilitas Fleksibel 

Tanda tangan dapat diberikan dari perangkat apa pun, kapan saja, dan di mana saja. 

4. Audit Trail Jelas 

Setiap aktivitas tercatat, sehingga riwayat tanda tangan bisa diverifikasi dengan mudah. 

Sektor yang Sudah Menggunakan 

Adopsi tanda tangan digital sudah merambah banyak sektor di Indonesia. Contohnya: 

1. Keuangan & Perbankan → perjanjian kredit, pembukaan rekening baru, hingga otorisasi transaksi. 

2. Asuransi → penerbitan polis dan klaim pelanggan. 

3. Kesehatan → persetujuan tindakan medis, rekam medis elektronik. 

4. Pemerintahan → dokumen pelayanan publik yang membutuhkan legalitas resmi. 

5. UMKM & Startup → kontrak kerja sama, invoice digital, hingga administrasi HR. 

Keberagaman sektor ini menunjukkan bahwa tanda tangan digital relevan untuk organisasi skala besar maupun kecil. 

Baca Juga: Anyflow dari Berijalan: Solusi Persetujuan Dokumen Digital yang Aman, Cepat, dan Terintegrasi 

Tantangan Penerapan 

Meski memiliki banyak keunggulan, penggunaan tanda tangan digital masih menghadapi beberapa hambatan, seperti: 

1. Keraguan Legalitas → sebagian orang belum memahami dasar hukumnya. 

2. Gap Literasi Digital → tidak semua karyawan terbiasa menggunakan sistem elektronik. 

3. Infrastruktur IT → perusahaan perlu memastikan koneksi internet dan perangkat memadai. 

4. Budaya Organisasi → sebagian masih nyaman dengan dokumen fisik dan proses manual. 

Mengatasi tantangan ini memerlukan strategi yang tepat agar penerapan berjalan mulus. 

Tips Implementasi Tanda Tangan Digital di Perusahaan 

Agar transisi dari manual ke digital berjalan lancar, perusahaan bisa mengikuti beberapa langkah praktis berikut: 

1. Edukasi Internal → sosialisasi manfaat dan legalitas tanda tangan digital kepada seluruh karyawan. 

2. Pilih Platform Resmi → gunakan layanan tanda tangan digital yang sudah tersertifikasi. 

3. Mulai dari Dokumen Internal → lakukan uji coba pada dokumen seperti form cuti atau memo. 

4. Integrasi dengan Workflow → sambungkan ke sistem approval agar alur bisnis semakin efisien. 

Pendekatan bertahap ini membuat perusahaan lebih mudah beradaptasi dan mengurangi resistensi dari pengguna. 

Tren Masa Depan Tanda Tangan Digital 

Inovasi teknologi akan membawa tanda tangan digital ke level berikutnya. Beberapa tren yang diprediksi berkembang ke depan adalah: 

1. Integrasi Blockchain 

Memberikan lapisan keamanan ekstra untuk memastikan dokumen benar-benar autentik. 

2. Verifikasi Biometrik dengan AI 

Kombinasi tanda tangan digital dengan sidik jari atau pengenalan wajah. 

3. Digitalisasi Layanan Publik 

Pemerintah semakin mendorong penggunaan tanda tangan digital untuk administrasi masyarakat. 

4. Paperless Global Standard 

Tanda tangan digital akan menjadi bagian standar dari sistem bisnis global yang ramah lingkungan. 

Perubahan cara bisnis mengelola dokumen sudah tidak bisa dihindari. Tanda tangan digital hadir bukan hanya sebagai pelengkap, melainkan bagian penting dari proses kerja yang menuntut kecepatan, akurasi, dan keamanan. Perusahaan yang berani beradaptasi lebih awal akan merasakan manfaat nyata berupa efisiensi waktu dan kredibilitas yang lebih kuat. 

Anyflow dari Berijalan menjadi mitra tepat untuk langkah ini. Sistem persetujuan digital yang terintegrasi membantu mempercepat proses tanda tangan, menghadirkan transparansi lewat jejak persetujuan, dan memastikan legalitas dokumen tetap terjamin. 

Transformasi digital bukan lagi wacana, melainkan kebutuhan. Saatnya beralih bersama Anyflow dan buktikan sendiri percepatan yang akan dirasakan perusahaan Anda.