Sumber: freepik.com

Automasi adalah penerapan teknologi untuk menyederhanakan, mempercepat, dan meningkatkan efisiensi suatu proses yang sebelumnya dilakukan secara manual. Dalam dunia bisnis modern, automasi telah menjadi salah satu elemen penting untuk mendukung produktivitas dan efisiensi kerja, termasuk dalam sistem persetujuan dokumen. Dengan menggunakan teknologi automasi, perusahaan dapat mengubah proses persetujuan dokumen yang biasanya memakan waktu dan rentan kesalahan menjadi sistem yang lebih cepat, akurat, dan terintegrasi.

Automasi dalam Sistem Persetujuan Dokumen Digital

Dalam sistem persetujuan dokumen digital, automasi berfungsi untuk mengelola dan mengontrol alur kerja persetujuan secara elektronik. Teknologi ini memungkinkan berbagai pihak untuk mengakses, memverifikasi, dan menyetujui dokumen tanpa perlu mencetak atau mengirimkan dokumen secara fisik. Proses ini tidak hanya mempercepat waktu penyelesaian tetapi juga memberikan transparansi yang lebih baik.

Sebagai contoh, automasi memungkinkan pengelolaan approval workflows secara otomatis berdasarkan hierarki organisasi atau aturan yang telah ditentukan. Sistem ini dapat memberikan pemberitahuan otomatis kepada pihak terkait ketika dokumen memerlukan persetujuan, sekaligus mencatat status dokumen untuk pelacakan yang lebih mudah.

Pentingnya Automasi dalam Sistem Persetujuan Dokumen

1. Memudahkan Proses Persetujuan

Dengan automasi, dokumen yang membutuhkan persetujuan dapat dikirimkan langsung ke pihak yang bersangkutan melalui sistem digital. Notifikasi otomatis memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dapat merespons dengan cepat tanpa perlu menunggu lama.

2. Pelacakan Persetujuan Dokumen

Automasi menyediakan fitur pelacakan dokumen (approval tracker), sehingga setiap dokumen dapat dipantau statusnya secara real-time. Hal ini meminimalkan risiko kehilangan dokumen atau keterlambatan karena dokumen terlupakan.

3. Efisiensi Waktu

Proses persetujuan manual sering kali memerlukan waktu berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu. Automasi memangkas waktu tersebut dengan alur kerja yang lebih cepat dan sistem pemberitahuan otomatis.

4. Menghindari Tindak Kejahatan

Sistem automasi persetujuan dokumen dilengkapi dengan fitur keamanan seperti autentikasi dua faktor (Two-Factor Authentication) untuk mencegah akses tidak sah. Selain itu, tanda tangan digital memastikan keaslian dokumen dan identitas pihak yang menyetujuinya.

5. Lebih Ramah Lingkungan

Dengan mengurangi penggunaan kertas, sistem digital membantu perusahaan mengurangi dampak lingkungan. Proses yang sepenuhnya berbasis elektronik mengurangi limbah kertas, tinta, dan energi yang diperlukan untuk mencetak dokumen.

6. Inovasi dan Pembaruan

Sistem Automasi memungkinkan perusahaan untuk terus berinovasi dan memperbarui sistem mereka sesuai dengan kebutuhan bisnis yang dinamis. Hal ini memberikan fleksibilitas untuk beradaptasi terhadap perubahan teknologi maupun regulasi.

7. Penghematan Biaya Operasional

Proses manual sering kali melibatkan biaya tambahan seperti pengiriman dokumen, pencetakan, dan penyimpanan fisik. Automasi mengeliminasi biaya-biaya ini dengan solusi berbasis digital.

Berijalan Hadir dengan Anyflow untuk Automasi Proses Persetujuan

Berijalan menawarkan solusi inovatif melalui produk Anyflow, sebuah sistem persetujuan dokumen digital yang dirancang untuk mempermudah proses bisnis Anda. Berikut adalah keunggulan utama Anyflow:

1. Two-Factor Authentication

Keamanan menjadi prioritas utama. Dengan autentikasi dua faktor, Anyflow melindungi dokumen Anda dari risiko akses tidak sah atau kebocoran informasi.

2. User & Role Management

Fitur ini memberikan kemampuan untuk mengatur peran dan aksesibilitas pengguna secara optimal, memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu.

3. Approval Workflows

Anyflow mengotomatisasi alur kerja persetujuan, memastikan proses bisnis berjalan lancar dan sesuai dengan aturan perusahaan.

4. Document Signer

Dengan tanda tangan digital, Anyflow memastikan keaslian dan keabsahan dokumen serta identitas pihak yang menyetujui.

5. Open API Integration

Anyflow mendukung integrasi dengan perangkat lunak lain melalui Open API, memungkinkan kolaborasi antar-sistem yang mulus.

6. Report Analytics

Dapatkan wawasan yang lebih baik dari alur kerja persetujuan Anda melalui laporan dan analitik yang disediakan oleh Anyflow. Data ini dapat digunakan untuk pengambilan keputusan yang lebih strategis.

Dengan fitur-fitur unggulan ini, Anyflow membantu perusahaan mempercepat proses persetujuan dokumen dengan cara yang lebih aman, efisien, dan terorganisir. Dengan Anyflow dari Berijalan, proses persetujuan dokumen menjadi lebih mudah, cepat, dan terintegrasi. Segera hubungi layanan pelanggan kami untuk mendapatkan solusi automasi terbaik bagi kebutuhan bisnis Anda.