Sumber : freepik.com

Dalam menjalankan suatu perusahaan, dokumen adalah salah satu aset paling sensitif. Dalam konteks perusahaan dokumen dapat berupa banyak hal seperti kontrak, data karyawan, laporan keuangan, dokumen legal, hingga dokumen klien. Dokumen-dokumen ini memuat informasi yang tidak boleh jatuh ke tangan yang salah. Perusahaan membutuhkan bantuan jasa IT dalam rangka membantu perusahaan mengamankan dokumen ini. 

Pada era ini, dimana semakin berkembangnya teknologi, tingkat kriminalitas yang muncul akibat teknologi juga semakin meningkat, sehingga kebocoran data perusahaan menjadi risiko yang harus dihadapi perusahaan. Dalam menjawab persoalan itu perusahaan membutuhkan sebuah Document Management System canggih yang aman. Pada titik inilah documend dari Berijalan hadir sebagai jawaban.

Apa Itu documend? 

documend adalah Document Management System (DMS) berbasis cloud yang dikembangkan oleh Berijalan. Aplikasi ini didesain untuk menjadi one content repository dimana semua dokumen perusahaan tersimpan dengan aman, terstruktur, dan mudah dicari sehingga menurunkan risiko kehilangan dokumen. 

documend tidak hanya menawarkan layanan penyimpanan, lebih dari itu documend menyediakan perlindungan dokumen tingkat lanjut yang jarang dimiliki platform cloud mainstream. documend memiliki tiga fokus utama yaitu keamanan dokumen tingkat tinggi, kontrol akses yang ketat, dan kolaborasi internal yang aman.  

Documend diciptakan untuk membuat perusahaan Anda dapat bekerja dengan tenang tanpa harus khawatir dokumen Anda beredar ke pihak yang tidak seharusnya.

Baca Juga : Membangun Aplikasi Mobile Profesional | Panduan, Tips, & Jasa IT Berijalan

Mengapa Keamanan Dokumen Merupakan Isu Serius? 

Banyak perusahaan yang merasa penyimpanan digital yang umum itu sudah otomatis aman. Kenyataannya tidak sesederhana itu, dimana ada banyak risiko yang berpotensi muncul akibat meremehkan pentingnya keamanan dokumen. 

Dokumen Diakses oleh Orang yang Tidak Berwenang 

Tanpa sistem kontrol akses yang kuat dan mudah diretas, dokumen internal yang berisi rahasia perusahaan dapat diakses, diunduh, bahkan disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. 

Tidak Ada Jejak Aktivitas 

Penggunaan platform penyimpanan yang umum, membuat perusahaan tidak dapat melacak siapa yang membuka, mengunduh, atau mengubah dokumen penting, sehingga ketika sewaktu waktu ada terjadi incident, semuanya sudah terlambat. 

Risiko Kebocoran Dokumen Sensitif 

Perusahaan pasti memiliki dokumen penting seperti file kontrak, dokumen legal, laporan keuangan, hingga data pelanggan, dokumen ini merupakan target empuk bagi “oknum” jika tidak dilindungi, dan berpotensi bisa menghancurkan perusahaan. 

Tidak Ada Proteksi Tambahan untuk Dokumen Penting 

Banyak perusahaan tidak memiliki pelindung seperti watermark, passcode, atau mekanisme blokir download di dokumen penting perusahaan. 

Karena itu, diperlukan solusi yang bukan hanya dapat menyimpan dokumen, namun menjaga keamanannya secara menyeluruh. 

Fitur-Fitur documend 

documend memiliki beberapa fitur dalam rangka menjaga dan memastikan keamanan dokumen yang tersimpan di dalamnya. 

Activity Log & Download History 

documend dapat mencatat semua aktivitas yang dilakukan terhadap dokumen yang disimpan, mulai dari siapa yang membuka, mengubah, mengunduh, hingga kapan waktu dilakukannya. Perusahaan bisa mengontrol seluruh dokumen penting dengan lebih aman dan transparan sehingga mengurangi potensi dokumen penting disalahgunakan dengan fitur Log & Download History.

Passcode Protection 

documend menyediakan fitur untuk memberikan passcode pada dokumen yang Anda inginkan, sehingga hanya pihak berwenang sajalah yang dapat mengakses file penting tersebut. 

Watermark Protection 

documend menyediakan fitur watermark yang dapat digunakan di seluruh dokumen yang anda inginkan, sehingga dapat mengurangi potensi pembagian dokumen secara ilegal. 

Stamping Protection 

Bila suatu file di unduh, documend akan menambahkan stamping agar sumbernya dapat dilacak oleh perusahaan. Kalau sampai bocor, perusahaan bisa tahu siapa pemilik file tersebut. 

Share Dokumen ke Pihak yang Diinginkan 

documend memungkinkan anda juga untuk dapat berbagi kepada pihak yang anda inginkan, sehingga perusahaan anda tetap dapat berbagi dokumen, namun dengan tingkat keamanan yang tinggi. 

Use Case documend di Perusahaan 

documend dapat Anda pergunakan di berbagai divisi di perusahaan Anda. 

Legal & Compliance 

1. NDA & proposal kontrak 

2. Policy repository 

3. Audit access 

Underwriting 

1. Digitalisasi kontrak 

2. Repository dokumen akuisisi 

Customer Operations 

1. B2B portal document access 

2. Metadata classification 

Human Capital 

1. Dokumen karyawan 

2. Penyimpanan PKWT dan dokumen kerahasiaan 

Accounting & Finance 

1. Invoice repository 

2. Vendor document portal 

3. Financial report repository 

Mengapa documend Layak Perusahaan Anda Pertimbangkan

Dalam konteks memenuhi kebutuhan bagi sebagian besar perusahaan, documend menawarkan hal yang benar-benar dibutuhkan.

Keamanan Tingkat Enterprise

Anda sudah tidak perlu khawatir lagi dengan keamanan dari dokumen dan kualitas dari Berijalan karena sudah bersertifikasi ISO 27001.

Pengelolaan Dokumen yang Rapi dan Terpusat 

Jika Anda menggunakan documend, Anda dapat menyimpan seluruh dokumen perusahaan Anda dalam satu platform, sehingga menghindari dokumen yang tercecer di banyak platform dan berpotensi hilang. 

Kontrol Akses Ketat 

Perusahaan dapat memastikan dokumen penting hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang dengan menggunakan documend, sehingga Anda tidak perlu lagi khawatir akan kebocoran dokumen perusahaan. 

Monitoring Dokumen Jelas 

Seluruh Aktivitas yang dilakukan pada dokumen tercatat dalam satu dashboard, sehingga risiko kebocoran dokumen dapat ditekan. 

Jika perusahaan Anda ingin memastikan dokumen tersimpan secara aman, rapi dan mudah dibagikan, Anda wajib mencoba documend melalui free trial dari Berijalan dan rasakan nikmatnya bekerja tanpa rasa khawatir akan keamanan dokumen dan rasakan nikmatnya bekerja tanpa rasa khawatir akan keamanan dokumen.