Sumber: freepik.com

Kebutuhan pengelolaan dokumen digital terus meningkat seiring percepatan transformasi bisnis. Proses tanda tangan yang sebelumnya mengandalkan kertas kini mulai beralih ke sistem online yang lebih praktis dan efisien. Salah satu solusi yang banyak digunakan adalah sistem tanda tangan digital. 

Pilihan platform tanda tangan digital saat ini sangat beragam. Setiap penyedia menawarkan fitur dan keunggulan masing-masing. Pemilihan sistem yang kurang tepat berpotensi menimbulkan risiko keamanan, hambatan operasional, hingga masalah legal. Artikel ini membahas tips memilih sistem tanda tangan digital terbaik dan aman agar sesuai dengan kebutuhan bisnis. 

Pastikan Tanda Tangan Digital Memiliki Legalitas yang Jelas 

Langkah pertama sebelum memilih sistem adalah memahami aspek legalitas. Banyak orang masih menyamakan tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital, padahal keduanya memiliki perbedaan dari sisi keamanan dan pembuktian hukum. 

Sistem tanda tangan digital yang baik harus mampu: 

1. Menjamin keaslian identitas penandatangan 

2. Melindungi dokumen dari perubahan tanpa izin 

3. Menyediakan bukti sah apabila terjadi sengketa 

Legalitas menjadi faktor krusial terutama untuk kontrak kerja, perjanjian bisnis, serta dokumen perusahaan yang bersifat formal. 

Perhatikan Sistem Keamanan Data dan Dokumen 

Keamanan menjadi fondasi utama sistem tanda tangan digital online yang aman. Dokumen bisnis sering kali memuat informasi sensitif, sehingga perlindungan data tidak boleh diabaikan. 

Beberapa aspek keamanan yang perlu diperhatikan meliputi: 

1. Enkripsi data untuk melindungi isi dokumen 

2. Sistem autentikasi pengguna yang ketat 

3. Proteksi terhadap akses tidak sah 

Platform yang mengutamakan keamanan akan membantu bisnis terhindar dari risiko kebocoran data maupun manipulasi dokumen. 

Audit Trail Lengkap untuk Transparansi Proses 

Fitur audit trail berfungsi mencatat seluruh aktivitas pada dokumen, mulai dari pembuatan, proses review, hingga tanda tangan selesai dilakukan. Riwayat ini sangat penting untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas. 

Manfaat audit trail antara lain: 

1. Mengetahui siapa saja yang terlibat dalam proses tanda tangan 

2. Melacak waktu dan urutan persetujuan dokumen 

3. Menjadi bukti pendukung apabila terjadi permasalahan hukum 

Sistem tanpa audit trail berisiko menyulitkan proses pelacakan dokumen di kemudian hari. 

Baca Juga: Solusi Approval & Tanda Tangan Digital untuk Proses Kerja Efisien 

Sistem Approval Online yang Mendukung Alur Kerja 

Sistem tanda tangan digital idealnya dilengkapi sistem approval online. Fitur ini memungkinkan perusahaan mengatur alur persetujuan sesuai struktur organisasi. 

Sistem approval membantu: 

1. Mengatur persetujuan bertingkat 

2. Mempercepat pengambilan keputusan 

3. Mengurangi proses manual yang memakan waktu 

Alur kerja yang jelas membuat proses tanda tangan dokumen menjadi lebih terstruktur dan efisien. 

Kemudahan Integrasi dengan Sistem Internal Perusahaan 

Setiap bisnis biasanya telah memiliki sistem internal seperti HRIS, ERP, atau sistem keuangan. Sistem tanda tangan digital yang fleksibel harus mampu terintegrasi dengan sistem tersebut. 

Integrasi memberikan manfaat berupa: 

1. Proses kerja yang lebih efisien 

2. Minim duplikasi data 

3. Alur dokumen yang lebih rapi 

Peran jasa IT sering kali dibutuhkan untuk memastikan proses integrasi berjalan lancar dan sesuai kebutuhan bisnis. 

Pengalaman Pengguna yang Mudah Dipahami 

Kemudahan penggunaan menjadi faktor penting agar sistem dapat diadopsi oleh seluruh tim. Antarmuka yang rumit justru berpotensi menghambat produktivitas. 

Sistem yang ideal memiliki: 

1. Tampilan sederhana dan intuitif 

2. Proses tanda tangan yang mudah dipahami 

3. Akses fleksibel melalui berbagai perangkat 

Pengalaman pengguna yang baik membantu mempercepat proses digitalisasi dokumen tanpa perlu pelatihan yang kompleks. 

Dukungan Teknis dan Layanan Purna Jual 

Dukungan teknis yang responsif menjadi nilai tambah dalam memilih sistem tanda tangan digital. Kendala teknis bisa terjadi kapan saja dan membutuhkan penanganan cepat. 

Layanan purna jual yang baik mencakup: 

1. Tim support yang mudah dihubungi 

2. Panduan penggunaan yang jelas 

3. Bantuan pengembangan sesuai kebutuhan bisnis 

Kolaborasi antara platform digital dan jasa IT yang berpengalaman akan memastikan sistem tetap optimal untuk jangka panjang. 

Butuh Sistem Tanda Tangan Digital Aman & Terintegrasi? Anyflow Jawabannya 

Pemilihan sistem tanda tangan digital bukan hanya soal cepat, tetapi juga keamanan, legalitas, dan alur kerja yang rapi. Anyflow hadir sebagai solusi tanda tangan digital dan sistem approval online yang membantu proses persetujuan dokumen berjalan lebih efisien dan terkontrol. 

Anyflow mendukung keamanan data, audit trail lengkap, serta alur approval yang fleksibel sesuai kebutuhan bisnis. Dukungan integrasi melalui jasa IT juga memudahkan penerapan pada sistem perusahaan yang sudah berjalan. 

Yuk, segera optimalkan dan nikmati kemudahan proses tanda tangan dokumen melalui anyflow. Hubungi berijalan dan dapatkan FREE TRIAL sekarang juga!