Sumber: freepik.com

Tanda tangan online semakin marak digunakan, baik dalam urusan bisnis maupun administrasi pemerintahan. Banyak perusahaan dan institusi mulai beralih dari proses manual ke digital untuk menghemat waktu, biaya, dan mengurangi penggunaan kertas. Namun, dibalik kemudahan yang ditawarkan oleh tanda tangan online, terdapat aspek hukum dan regulasi yang seringkali terabaikan. Penting untuk memahami peraturan yang mengatur penggunaan tanda tangan digital, serta risiko yang mungkin timbul jika menggunakan tanda tangan yang tidak tersertifikasi.

Peningkatan Penggunaan Tanda Tangan Online

Tanda tangan online telah menjadi solusi yang sangat diminati untuk mempermudah proses persetujuan dokumen. Dalam dunia bisnis, kontrak dan kesepakatan seringkali memerlukan tanda tangan dari pihak-pihak terkait. Proses manual yang memerlukan cetakan fisik dokumen, pengiriman antar lokasi, dan penandatanganan fisik memakan waktu yang lama dan tidak efisien. Oleh karena itu, dengan adanya tanda tangan digital, proses ini menjadi lebih cepat dan efisien. Para profesional dan organisasi kini dapat menandatangani dokumen dari mana saja, kapan saja, tanpa harus hadir secara fisik.

Namun, dibalik kemudahan ini, terdapat regulasi yang perlu diperhatikan. Tanpa disadari oleh banyak pengguna, terdapat peraturan pemerintah yang mengatur jenis tanda tangan yang sah secara hukum, yaitu tanda tangan tersertifikasi dan tidak tersertifikasi.

Regulasi Tentang Tanda Tangan Digital di Indonesia

Di Indonesia, penggunaan tanda tangan digital diatur oleh Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PSTE). Berdasarkan peraturan ini, tanda tangan elektronik dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:

1. Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi

Tanda tangan ini menggunakan sertifikat elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui oleh pemerintah. Sertifikasi ini menjamin keabsahan dan keamanan dari tanda tangan yang digunakan.

2. Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi

Tanda tangan ini tidak menggunakan sertifikat elektronik dari penyelenggara yang diakui pemerintah. Meski tetap sah dalam beberapa konteks, tanda tangan ini tidak memiliki jaminan keabsahan yang setara dengan tanda tangan tersertifikasi.

Selain peraturan tersebut, Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) juga mengatur penggunaan tanda tangan elektronik. Pasal 11 UU ITE menyatakan bahwa tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan tertentu, yaitu identifikasi yang jelas, autentikasi dokumen, dan terjaminnya keutuhan dokumen yang ditandatangani.

Baca Juga: Sistem Approval Digital Membuka Pintu Menuju Era Bisnis yang Lebih Hijau dan Cepat

Risiko Penggunaan Tanda Tangan Tidak Tersertifikasi

Menggunakan tanda tangan digital yang tidak tersertifikasi dapat menimbulkan berbagai risiko yang perlu diwaspadai oleh perusahaan maupun institusi yang terlibat. Beberapa risiko utama yang muncul adalah sebagai berikut:

1. Keamanan Data

Tanda tangan tidak tersertifikasi rentan terhadap serangan siber dan pemalsuan. Tanpa sertifikat elektronik, pihak luar mungkin dapat dengan mudah memalsukan atau merusak dokumen yang ditandatangani. Selain itu, risiko kebocoran data meningkat karena tanda tangan mudah ditiru dan kurangnya lapisan keamanan yang memadai.

2. Mempengaruhi Kredibilitas Perusahaan atau Lembaga

Kredibilitas sebuah perusahaan atau institusi dipertaruhkan apabila menggunakan tanda tangan yang tidak diakui secara hukum. Dalam konteks bisnis, pelanggan dan mitra mungkin meragukan legalitas dokumen yang ditandatangani secara digital jika tidak ada jaminan keamanan dan keabsahan. Ini dapat merusak reputasi perusahaan dalam jangka panjang.

3. Kurangnya Keabsahan Hukum

Tanda tangan yang tidak tersertifikasi mungkin tidak diakui di pengadilan atau dalam proses hukum lainnya. Dalam kasus perselisihan atau sengketa kontrak, dokumen yang ditandatangani dengan tanda tangan tidak tersertifikasi mungkin tidak dianggap sah. Hal ini dapat menimbulkan kerugian bagi pihak-pihak yang terlibat dalam perjanjian tersebut.

4. Potensi Kerugian Finansial

Selain masalah hukum, penggunaan tanda tangan tidak tersertifikasi dapat menimbulkan kerugian finansial jika dokumen penting seperti kontrak bisnis atau transaksi keuangan dipertanyakan keabsahannya. Hal ini bisa berdampak serius bagi keberlangsungan operasional perusahaan.

Anyflow: Solusi Tanda Tangan Digital Aman dari Berijalan

Menghadapi risiko-risiko di atas, penting bagi perusahaan dan institusi untuk menggunakan sistem yang aman dan tersertifikasi dalam menangani dokumen digital. Berijalan menawarkan solusi yang dapat membantu mengatasi tantangan ini melalui sistem persetujuan dokumen digital dan online yang cepat serta aman bernama Anyflow.

Anyflow dirancang untuk mempermudah proses persetujuan dan tanda tangan dokumen digital dengan memastikan keamanan dan keabsahan setiap transaksi. Beberapa fitur unggulan Anyflow di antaranya:

1. Autentikasi Kuat yang Berlapis 

Anyflow dilengkapi dengan sistem autentikasi berlapis yang kuat, termasuk verifikasi dua langkah dan enkripsi data, untuk mencegah akses tidak sah dan melindungi dokumen dari kebocoran data. Ini memastikan hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses dan menandatangani dokumen.

2. Penyimpanan Dokumen yang Aman dan Terintegrasi

Anyflow menyediakan fitur penyimpanan dokumen yang aman dan terintegrasi, sehingga pengguna dapat mengelola dokumen secara efisien tanpa khawatir kehilangan data atau informasi sensitif. Setiap dokumen yang ditandatangani dilengkapi dengan jejak digital yang memastikan keaslian dan keutuhan dokumen.

3. Mudah Digunakan

Anyflow dirancang dengan antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan, bahkan oleh pengguna yang tidak memiliki latar belakang teknis. Proses persetujuan dokumen dapat dilakukan dengan cepat, sehingga meningkatkan produktivitas perusahaan.

Jika perusahaan atau institusi Anda memerlukan solusi persetujuan dokumen digital yang aman, cepat, dan tersertifikasi, Berijalan siap membantu. Hubungi kami untuk mendapatkan demo produk Anyflow secara gratis dan lihat bagaimana Anyflow dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan atau institusi Anda.

Dengan Anyflow, proses persetujuan dokumen tidak hanya lebih cepat, tetapi juga lebih aman dan terpercaya.