Sumber: freepik.com 

Pernah merasa proses persetujuan dokumen di kantor makan waktu terlalu lama? Tumpukan berkas terus jalan mondar-mandir, status approval nggak jelas, dan tiba-tiba dokumen penting hilang di tengah jalan. Banyak tim sebenarnya sudah ingin beralih ke sistem digital, tapi masih bingung harus mulai dari mana. 

Kebingungan seperti ini wajar terjadi, terutama ketika proses manual sudah berlangsung bertahun-tahun. Namun kebutuhan untuk bekerja lebih cepat membuat perusahaan mulai mempertimbangkan langkah digitalisasi. Approval digital pada dasarnya membantu dokumen bergerak lintas divisi secara real-time tanpa harus menunggu tanda tangan fisik. Siapa yang menyetujui, siapa yang belum, semua terekam otomatis. Alurnya jadi lebih rapi, proses jadi lebih efisien. 

Mengapa Proses Manual Mulai Jadi Masalah 

1. Proses manual yang dipertahankan terlalu lama justru menimbulkan hambatan baru. 

2. Dokumen fisik bisa hilang kapan saja. 

3. Antrian tanda tangan membuat pekerjaan menumpuk. 

4. Revisi tidak sinkron karena tiap orang menyimpan versi berbeda. 

5. Ketika status approval sulit dipantau, setiap divisi akhirnya menghabiskan waktu untuk saling menanyakan update. 

Kalau situasinya sudah seperti ini, biasanya muncul pertanyaan: bagaimana memulai transisi ke approval digital tanpa bikin perubahan jadi rumit? 

Mulai dari Hal yang Paling Sederhana 

Langkah awal yang paling masuk akal adalah mengidentifikasi dokumen yang paling sering menimbulkan bottleneck. 

Contoh dokumen yang bisa diprioritaskan lebih dulu: 

1. Form cuti 

2. Memo internal 

3. Permintaan pembelian 

4. Invoice approval 

Dokumen yang paling sering digunakan biasanya menjadi kandidat terbaik untuk didigitalisasi lebih dulu. Pendekatan ini membuat perubahan terasa lebih ringan dan tidak mengganggu ritme kerja. 

Tata Ulang Alur Persetujuan 

Setelah prioritas dokumen jelas, alur persetujuan perlu ditata ulang. Tidak harus rumit, cukup tentukan: 

1. Siapa pengaju 

2. Siapa reviewer 

3. Siapa final approver 

Struktur yang jelas memudahkan platform digital mengotomatiskan langkahnya. Alur yang terlalu panjang justru berpotensi membuat approval kembali lambat, jadi menyederhanakan flow menjadi langkah penting sebelum implementasi. 

Baca Juga: Tanda Tangan Digital: Standar Baru Bisnis Modern & Solusi Anyflow 

Pertanyaan Penting: Platform Apa yang Cocok? 

Perusahaan umumnya mencari sistem persetujuan digital yang: 

1. Mudah dipakai 

2. Mendukung tanda tangan online 

3. Menyediakan notifikasi real-time 

4. Memiliki jejak audit 

5. Berbasis web dan tidak perlu instalasi 

6. Memiliki fitur e-sign yang sah secara hukum 

Lakukan Migrasi Dokumen Bertahap 

Setelah platform ditentukan, proses migrasi dokumen bisa dilakukan bertahap. 

Mulai dari yang paling penting: 

1. Template form 

2. SOP 

3. Dokumen yang paling sering diproses 

Pendekatan bertahap memberi waktu bagi tim untuk menyesuaikan diri dan mengurangi resistensi terhadap perubahan. Edukasi internal menjadi pelengkap dari proses ini, karena setiap divisi perlu memahami manfaat dan cara penggunaan sistem. 

Dampak Nyata Setelah Beralih ke Digital Approval 

1. Dokumen bisa disetujui meskipun atasan sedang perjalanan dinas. 

2. Status approval bisa dilihat dalam hitungan detik tanpa harus menanyakan ke banyak pihak. 

3. Penyimpanan dokumen menjadi terpusat, rapi, dan mudah ditelusuri. 

4. Ketika semua alur terekam otomatis, evaluasi proses internal juga menjadi jauh lebih mudah. 

Mengapa Banyak Perusahaan Memilih Anyflow 

Kondisi inilah yang membuat banyak perusahaan memilih platform siap pakai seperti Anyflow. Sistem ini membantu mengelola proses persetujuan dari form digital hingga tanda tangan online dalam satu alur yang lebih teratur. Perusahaan tidak perlu membangun sistem dari nol, cukup menyesuaikan workflow ke dalam platform. Hasilnya, proses approval terasa jauh lebih cepat dan minim hambatan. 

Mulai dari Satu Dokumen, Rasakan Perubahan Besarnya 

Transisi ke approval digital tidak harus besar atau rumit. Perusahaan bisa memulai dari satu jenis dokumen saja, lalu memperluas ke dokumen lain seiring meningkatnya kenyamanan tim. Langkah sederhana ini sudah cukup membantu merapikan alur kerja dan mengurangi risiko human error. 

Transformasi kecil seperti ini sering menjadi titik awal menuju proses operasional yang lebih cepat dan terukur. Dengan alur yang otomatis dan status yang mudah dipantau, tim tidak lagi menghabiskan waktu untuk mengejar update atau menunggu tanda tangan manual. 

Kalau tim Anda ingin mempercepat proses persetujuan dokumen, Anyflow dari Berijalan bisa jadi solusi melalui tanda tangan online hingga workflow approval yang fleksibel. Konsultasikan kebutuhanmu, temukan solusi yang paling pas dan dapatkan FREE TRIAL untuk memulai digitalisasi dokumen tanpa ribet.