Sumber: freepik.com

Perkembangan teknologi digital mendorong perusahaan untuk bekerja lebih cepat, efisien, dan terorganisir. Proses persetujuan dokumen yang sebelumnya mengandalkan kertas kini mulai beralih ke sistem digital. Perusahaan tidak lagi perlu mencetak, menandatangani, lalu memindai dokumen hanya untuk mendapatkan persetujuan. 

Kebutuhan akan aplikasi tanda tangan digital pun semakin meningkat, terutama bagi bisnis yang memiliki banyak transaksi, kontrak, dan dokumen operasional. Pemilihan platform yang tepat menjadi faktor penting agar proses kerja berjalan lancar, aman, dan sesuai regulasi. 

Mengenal Aplikasi Tanda Tangan Digital dan Sistem Approval Online 

Aplikasi tanda tangan digital merupakan platform yang memungkinkan pengguna menandatangani dokumen secara elektronik melalui sistem terenkripsi. Teknologi ini berbeda dari sekadar menyisipkan gambar tanda tangan ke dokumen, karena dilengkapi fitur keamanan, verifikasi identitas, serta jejak audit. 

Sistem approval online melengkapi proses tersebut melalui alur persetujuan bertahap. Setiap dokumen dapat melewati proses review, persetujuan, hingga penandatanganan sesuai struktur organisasi. Proses kerja menjadi lebih transparan dan mudah dipantau. 

Perusahaan modern umumnya menggabungkan tanda tangan digital dan workflow approval agar seluruh proses dokumentasi berjalan terintegrasi. 

Manfaat Menggunakan Aplikasi Tanda Tangan Digital untuk Bisnis 

Pemanfaatan aplikasi tanda tangan digital memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan, antara lain: 

1. Proses Persetujuan Lebih Cepat 

Pengiriman dan penandatanganan dokumen dapat dilakukan secara real-time tanpa menunggu pertemuan fisik. 

2. Keamanan Dokumen Lebih Terjaga 

Teknologi enkripsi dan autentikasi membantu melindungi dokumen dari pemalsuan maupun penyalahgunaan. 

3. Transparansi Proses Approval 

Status dokumen dapat dipantau secara langsung oleh seluruh pihak terkait. 

4. Penghematan Biaya Operasional 

Penggunaan kertas, tinta, dan jasa pengiriman dapat ditekan secara signifikan. 

5. Arsip Digital Lebih Rapi 

Penyimpanan berbasis cloud memudahkan pencarian dan pengelolaan dokumen jangka panjang. 

Rekomendasi Aplikasi Tanda Tangan Digital Online 

Berikut beberapa aplikasi tanda tangan digital yang banyak digunakan oleh perusahaan: 

1. anyflow (Rekomendasi Utama) 

anyflow merupakan platform workflow digital yang mengintegrasikan tanda tangan elektronik dan sistem approval online. Fitur utama anyflow meliputi multi-level approval, tracking real-time, manajemen dokumen terpusat, serta audit trail lengkap. 

Platform ini cocok untuk kebutuhan HR, legal, procurement, hingga operasional perusahaan. Fleksibilitas pengaturan alur kerja membuat anyflow relevan untuk bisnis berskala kecil hingga enterprise. 

2. DocuSign 

DocuSign dikenal sebagai penyedia tanda tangan digital global. Platform ini menawarkan fitur lengkap, namun biaya relatif tinggi dan kurang fokus pada kebutuhan lokal. 

3. Adobe Acrobat Sign 

Adobe Sign terintegrasi langsung dengan ekosistem Adobe. Solusi ini cocok untuk perusahaan yang banyak mengelola dokumen PDF. 

4. Smallpdf 

Smallpdf menyediakan fitur tanda tangan sederhana untuk kebutuhan personal dan UMKM. 

5. PandaDoc 

PandaDoc menggabungkan tanda tangan digital dan dokumen penjualan. Platform ini banyak digunakan untuk kebutuhan sales. 

Cara Memilih Aplikasi Tanda Tangan Digital yang Tepat 

Pemilihan platform tanda tangan digital sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain: 

1. Kesesuaian dengan Proses Internal 

Identifikasi jenis dokumen dan alur persetujuan yang digunakan perusahaan. 

2. Legalitas dan Keamanan 

Pastikan platform memiliki standar keamanan tinggi serta sesuai regulasi. 

3. Fleksibilitas Workflow 

Perusahaan dengan struktur kompleks membutuhkan sistem approval bertingkat. 

Baca Juga: Legalitas Tanda Tangan Elektronik: 5 Syarat Sah, Resmi & Aman di Indonesia 

4. Integrasi Sistem 

Kemampuan integrasi dengan ERP, CRM, atau sistem internal menjadi nilai tambah. 

5. Biaya dan Skalabilitas 

Perhitungan biaya jangka panjang perlu disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis. 

Platform seperti Anyflow menawarkan fleksibilitas tinggi untuk kebutuhan workflow perusahaan yang terus berkembang. 

Contoh Penerapan anyflow pada Proses Bisnis 

Sebuah perusahaan retail dengan puluhan cabang sering mengalami keterlambatan persetujuan kontrak vendor. Proses manual melalui email dan dokumen fisik memakan waktu hingga satu minggu. 

Pemanfaatan anyflow mengubah proses tersebut menjadi lebih sederhana. Dokumen diunggah ke sistem, alur approval otomatis berjalan, penandatanganan dilakukan secara digital, dan arsip tersimpan rapi. Waktu persetujuan pun berkurang menjadi satu hingga dua hari kerja. 

Transformasi ini membantu perusahaan meningkatkan produktivitas sekaligus mengurangi risiko kesalahan administrasi. 

Langkah Menggunakan anyflow untuk Tanda Tangan Digital 

Penggunaan anyflow relatif mudah, antara lain: 

1. Membuat akun dan login ke platform 

2. Mengunggah dokumen yang akan diproses 

3. Menentukan alur approval sesuai kebutuhan 

4. Menetapkan pihak penandatangan 

5. Mengirim dokumen untuk persetujuan 

6. Memantau status hingga selesai 

7. Menyimpan dokumen pada arsip digital 

Proses tersebut membantu perusahaan menjaga konsistensi dan akurasi dokumen. 

Perbandingan Fitur Aplikasi Tanda Tangan Digital 

Untuk membantu bisnis memilih platform yang sesuai, berikut perbandingan beberapa aplikasi tanda tangan digital berdasarkan fitur utama: 

Keterangan: 
✅ = Tersedia optimal 
⚠️ = Tersedia terbatas 
❌ = Tidak tersedia 

Kelola Dokumen Lebih Mudah Bersama anyflow 

Proses tanda tangan dan persetujuan dokumen yang masih manual sering kali memperlambat operasional bisnis. Risiko kesalahan administrasi, keterlambatan kontrak, hingga kehilangan dokumen dapat berdampak pada produktivitas perusahaan. 

anyflow hadir sebagai solusi workflow digital yang membantu mengelola tanda tangan elektronik dan sistem approval online secara terintegrasi. Melalui fitur alur persetujuan fleksibel, monitoring real-time, serta arsip digital terpusat, pengelolaan dokumen menjadi lebih cepat, aman, dan rapi. 

Keamanan data juga terjaga melalui audit trail dan kontrol akses yang terstruktur, sehingga setiap proses persetujuan dapat dipantau secara transparan. Dukungan sistem yang mudah digunakan membuat anyflow cocok untuk berbagai skala bisnis, mulai dari UMKM hingga perusahaan besar. 

Kini saatnya beralih ke sistem kerja yang lebih modern dan efisien. Optimalkan pengelolaan dokumen perusahaan Anda bersama anyflow. Hubungi tim Berijalan sekarang dan dapatkan FREE TRIAL untuk merasakan kemudahan workflow digital yang praktis, aman, dan terpercaya.