Sumber: freepik.com

Transformasi digital membuat proses administrasi dan persetujuan dokumen menjadi jauh lebih praktis. Aktivitas yang sebelumnya membutuhkan pertemuan langsung, cetak dokumen, dan tanda tangan manual kini dapat dilakukan secara online. Salah satu inovasi yang semakin banyak digunakan adalah tanda tangan elektronik. 

Penggunaan tanda tangan elektronik tidak hanya mempermudah proses bisnis, tetapi juga mempercepat pengambilan keputusan. Meski begitu, masih banyak pihak yang ragu mengenai keabsahan dan kekuatan hukumnya. Kekhawatiran ini wajar, terutama saat dokumen berkaitan dengan kontrak kerja, perjanjian bisnis, atau persetujuan bernilai besar. 

Pemahaman mengenai legalitas tanda tangan elektronik menjadi hal penting agar proses digitalisasi tetap aman dan sesuai aturan. Melalui artikel ini, Anda akan memahami dasar hukum, jenis, serta syarat sah tanda tangan elektronik di Indonesia. 

Mengapa Legalitas Tanda Tangan Elektronik Penting untuk Dipahami? 

Tanda tangan elektronik bukan sekadar simbol persetujuan, tetapi juga bagian dari pembuktian hukum. Pemahaman yang tepat akan membantu individu maupun perusahaan menghindari risiko sengketa di kemudian hari. 

Beberapa alasan pentingnya memahami legalitas tanda tangan elektronik antara lain: 

1. Menjamin keabsahan dokumen 

Dokumen yang ditandatangani secara elektronik tetap memiliki kekuatan hukum apabila memenuhi ketentuan yang berlaku. 

2. Mempercepat proses bisnis 

Persetujuan dokumen tidak lagi terhambat jarak dan waktu, sehingga operasional menjadi lebih efisien. 

3. Mengurangi risiko penyalahgunaan 

Sistem tanda tangan elektronik yang tepat mampu merekam identitas penandatangan dan perubahan dokumen secara detail. 

4. Mendukung transformasi digital perusahaan 

Proses kerja modern menuntut sistem yang cepat, aman, dan terdokumentasi dengan baik. 

Apa Itu Tanda Tangan Elektronik? 

Tanda tangan elektronik merupakan tanda tangan berupa informasi elektronik yang dilekatkan atau terasosiasi dengan dokumen elektronik. Fungsi utamanya adalah sebagai alat verifikasi dan persetujuan atas suatu dokumen digital. 

Berbeda dari tanda tangan manual, tanda tangan elektronik memanfaatkan teknologi untuk memastikan identitas penandatangan serta keutuhan dokumen. Bentuknya bisa berupa kode autentikasi, tanda tangan digital bersertifikat, atau mekanisme persetujuan berbasis sistem. 

Dasar Hukum Tanda Tangan Elektronik di Indonesia 

Hukum Indonesia telah mengakui tanda tangan elektronik secara resmi. Payung hukum utamanya tercantum pada Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) beserta peraturan turunannya. 

Aturan tersebut menyatakan bahwa tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah, selama memenuhi persyaratan tertentu. Ketentuan ini memberikan kepastian bagi pelaku usaha dan masyarakat untuk memanfaatkan teknologi digital secara legal. 

Baca Juga: 6 Tips Aman & Resmi Tanda Tangan Digital untuk Transaksi Online 

Syarat Agar Tanda Tangan Elektronik Sah Secara Hukum 

Supaya tanda tangan elektronik diakui secara hukum, terdapat beberapa syarat utama yang harus dipenuhi: 

1. Data pembuatan tanda tangan hanya terkait kepada penandatangan. 

2. Proses penandatanganan berada di bawah kendali penuh penandatangan. 

3. Perubahan terhadap dokumen dapat diketahui apabila terjadi setelah penandatanganan. 

4. Identitas penandatangan dapat diverifikasi secara jelas. 

5. Persetujuan atas isi dokumen dapat dibuktikan. 

Pemenuhan syarat tersebut menjadi kunci agar dokumen elektronik dapat digunakan sebagai alat bukti yang sah. 

Jenis Tanda Tangan Elektronik yang Perlu Diketahui 

Tanda tangan elektronik umumnya terbagi menjadi dua jenis utama: 

1. Tanda tangan elektronik sederhana 

Jenis ini tidak menggunakan sertifikat elektronik resmi. Penggunaannya cukup umum, namun kekuatan pembuktian hukumnya relatif lebih lemah. 

2. Tanda tangan elektronik bersertifikat 

Jenis ini menggunakan sertifikat elektronik dari penyelenggara terpercaya. Tingkat keamanannya lebih tinggi dan kekuatan hukumnya lebih kuat, terutama untuk dokumen penting. 

Dokumen yang Masih Membutuhkan Tanda Tangan Manual 

Tidak semua dokumen dapat sepenuhnya digantikan oleh tanda tangan elektronik. Beberapa dokumen tertentu, seperti akta notaris atau dokumen yang secara khusus diwajibkan undang-undang untuk ditandatangani secara fisik, tetap memerlukan tanda tangan basah. 

Oleh sebab itu, pemahaman jenis dokumen sangat penting sebelum menerapkan sistem tanda tangan elektronik. 

Kelola Persetujuan Dokumen Lebih Aman dan Efisien Bersama anyflow 

Setelah memahami legalitas tanda tangan elektronik di Indonesia, langkah berikutnya adalah memilih sistem yang tepat untuk mendukung proses persetujuan dokumen. Proses persetujuan tidak hanya membutuhkan tanda tangan, tetapi juga alur kerja yang rapi, aman, dan terdokumentasi dengan baik. 

Anyflow hadir sebagai solusi sistem approval digital yang membantu perusahaan mengelola tanda tangan dan persetujuan dokumen secara online. Setiap tahapan persetujuan tercatat jelas, mulai dari pengajuan, review, hingga penandatanganan dokumen, tanpa perlu proses manual yang memakan waktu. 

Anyflow menyediakan workflow approval fleksibel yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, dilengkapi autentikasi berlapis serta audit trail lengkap. Seluruh aktivitas persetujuan terekam secara transparan sehingga membantu menjaga keabsahan dokumen sekaligus mempermudah proses pembuktian bila diperlukan. 

Pemanfaatan anyflow membantu perusahaan meningkatkan efisiensi kerja tanpa mengorbankan keamanan dan kepastian hukum. 

Jadi, tunggu apa lagi? Hubungi Berijalan sekarang dan klaim FREE TRIAL untuk kelola proses tanda tangan serta approval dokumen secara digital tanpa ribet.