Sumber: freepik.com

Transformasi digital mengubah cara kerja banyak orang, termasuk urusan tanda tangan dokumen. Aktivitas yang dulu selalu identik dengan kertas, pulpen, dan mesin scanner kini bisa dilakukan secara online dalam hitungan menit. Tanda tangan online tidak lagi dipandang sebagai alternatif, melainkan kebutuhan penting agar pekerjaan tetap cepat, praktis, dan ramah lingkungan. 

Kenapa Tanda Tangan Online Dibutuhkan 

Pekerjaan modern semakin menuntut mobilitas tinggi. Perjanjian bisnis, kontrak kerja, hingga administrasi internal sering kali dikerjakan tanpa tatap muka. Kondisi tersebut menjadikan tanda tangan online sebagai solusi yang relevan. 

Alasan utama bukan hanya soal tren digital, melainkan karena tanda tangan online mampu memangkas proses birokrasi, mempercepat distribusi dokumen, dan menjaga alur kerja tetap berjalan meski anggota tim berada di lokasi berbeda. Praktisnya, tanda tangan bisa ditempel langsung pada file tanpa harus mencetak, memindai ulang, lalu mengirimkannya kembali. 

Persiapan Membuat Tanda Tangan Online 

Proses tanda tangan online sebenarnya sederhana, tetapi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar hasilnya rapi dan mudah digunakan kembali. 

Langkah awal bisa dilakukan dengan menyiapkan perangkat utama seperti laptop atau smartphone. Selain itu, pastikan aplikasi pendukung sudah terpasang. Platform populer seperti PDF reader, Microsoft Word, hingga aplikasi khusus tanda tangan digital bisa dijadikan pilihan. 

Untuk merangkum: 

1. Pastikan perangkat dan aplikasi sudah siap. 

2. Gunakan koneksi internet stabil agar proses pengiriman dokumen tidak terhambat. 

Cara Membuat Tanda Tangan Online di Laptop 

Laptop masih menjadi perangkat favorit untuk mengelola dokumen resmi. Layar yang lebih luas dan fitur editing lebih lengkap menjadikan proses tanda tangan online lebih fleksibel. 

Cara paling mudah adalah menggunakan aplikasi pengolah dokumen seperti Word atau PDF reader. Fitur draw bisa digunakan untuk menggambar tanda tangan langsung pada file, sementara gambar tanda tangan hasil scan juga dapat disisipkan ke halaman yang dibutuhkan. 

Setelah selesai, simpan dokumen dalam format PDF agar file tetap terlihat konsisten saat dibuka di perangkat berbeda. 

Cara Membuat Tanda Tangan Online di Smartphone 

Smartphone menawarkan fleksibilitas lebih besar karena bisa digunakan kapan saja. Walau ukuran layar terbatas, proses tanda tangan tetap dapat dilakukan secara praktis. 

Baca Juga: Memahami Tanda Tangan Digital: Standar Baru Bisnis Modern 

Beberapa cara yang bisa dicoba, antara lain: 

1. Membuka aplikasi notes atau drawing, lalu menggambar tanda tangan menggunakan jari atau stylus. 

2. Menyimpan hasil tanda tangan dalam format PNG transparan sehingga mudah ditempelkan ke dokumen. 

3. Memanfaatkan aplikasi editor PDF untuk langsung menambahkan tanda tangan ke perjanjian atau kontrak digital. 

Keterbatasan Tanda Tangan Online Manual 

Walaupun laptop dan smartphone memudahkan banyak hal, keduanya masih memiliki keterbatasan jika hanya digunakan untuk tanda tangan manual. Beberapa kelemahan yang sering muncul meliputi: 

1. Kurang aman karena tanda tangan hanya berupa gambar yang bisa dicuri atau dimodifikasi. 

2. Tidak memiliki jejak audit, sehingga sulit melacak siapa dan kapan tanda tangan dilakukan. 

3. Tidak sesuai untuk dokumen resmi yang memerlukan validasi lebih tinggi. 

Kondisi tersebut menunjukkan bahwa metode manual hanya cocok untuk kebutuhan personal. Untuk urusan bisnis, kontrak, atau administrasi penting, dibutuhkan solusi yang lebih aman dan profesional. 

Solusi Praktis Menggunakan Anyflow 

Anyflow hadir sebagai jawaban atas kebutuhan tanda tangan digital yang lebih terintegrasi. Produk dari Berijalan ini bukan sekadar menyisipkan gambar tanda tangan, melainkan sebuah sistem persetujuan digital yang menyeluruh. 

Proses tanda tangan bisa dilakukan langsung dalam alur kerja dokumen tanpa harus berpindah aplikasi. Praktisnya, Anyflow mendukung kolaborasi tim sekaligus menjaga keamanan data. 

Beberapa keunggulan Anyflow antara lain: 

1. Proses tanda tangan cepat dan instan. 

2. Praktis digunakan baik oleh individu maupun perusahaan. 

3. Keamanan lebih terjamin berkat autentikasi pengguna. 

4. Mendukung paperless office sehingga ramah lingkungan. 

5. Cocok untuk UMKM hingga perusahaan berskala besar. 

Detail fitur dapat dilihat langsung melalui halaman resmi Anyflow – Berijalan. 

Kelebihan Sistem Persetujuan Digital 

Sistem persetujuan digital menghadirkan kelebihan signifikan dibanding sekadar tanda tangan online manual. Bukan hanya sekadar menempelkan gambar, tetapi juga memberikan: 

1. Jejak audit lengkap yang mencatat siapa, kapan, dan dari mana tanda tangan dilakukan. 

2. Validasi identitas pengguna untuk mencegah pemalsuan atau penyalahgunaan tanda tangan. 

3. Alur persetujuan lebih rapi karena dokumen dapat diatur mengikuti hierarki atau jalur approval tertentu. 

4. Penyimpanan dokumen terpusat yang memudahkan pencarian kembali bila dibutuhkan. 

Fitur-fitur ini membuat sistem persetujuan digital lebih dapat diandalkan untuk kebutuhan profesional, mulai dari kontrak bisnis hingga dokumen HR dan procurement. 

Tanda tangan online sudah menjadi kebutuhan utama di era kerja digital. Proses sederhana menggunakan laptop atau smartphone memang membantu, tetapi tidak cukup untuk kebutuhan profesional yang memerlukan keamanan dan legalitas lebih tinggi. Anyflow menawarkan solusi sistem persetujuan digital yang praktis, cepat, dan terpercaya. 

Kini saatnya beralih ke tanda tangan digital modern agar setiap dokumen penting dapat diproses tanpa hambatan dan tetap terjaga keamanannya.