Saat ini layanan pinjaman, baik online maupun offline menjadi tren baru dan kerap dijadikan solusi di tengah kebutuhan hidup yang terus meningkat. Akan tetapi, setelah dana pinjaman tersebut masuk ke rekening nasabah dan kemudian habis digunakan, beberapa nasabah belum juga membayar kewajibannya, meski tanggal jatuh tempo cicilan pembayaran sudah dekat ataupun sudah lewat.

Seolah tidak peduli dengan ancaman denda akibat melewati batas waktu, hal ini merupakan masalah yang sangat serius bagi perusahaan, apalagi jika terjadi secara terus menerus dengan banyak nasabah. Di sinilah peran desk collection berguna bagi bisnis.

Dalam sebuah perusahaan, khususnya pada perusahaan perkreditan, desk collection merupakan bagian yang penting.  Desk collection atau yang disingkat “desk call” merupakan sebuah profesi dengan tugas dan fungsi utama yaitu menginformasikan, mengingatkan, serta menagih kewajiban nasabah melalui media telepon.  Karena berkaitan dengan keuangan dari suatu perusahaan, maka kehadirannya menjadi sangat penting terutama untuk perusahaan berkaitan dengan finansial. 

Tugas Desk Collection dalam Menjembatani Perusahaan dan Nasabah

Salah satu tugas dari desk collection, adalah mengingatkan para nasabah terkait tagihan atau kewajiban pembayaran yang akan atau sudah jatuh tempo. Cara ini umumnya dilakukan seluruhnya melalui telepon. Meski melakukan tugas menagih hutang, desk collection  dituntut untuk melakukan tugasnya dengan baik,  sopan dan profesional. 

Tugas agen desk collection tentu bukan hal yang mudah. Peran desk collection sangat penting karena berkaitan erat dengan cash flow perusahaan. Sejatinya, apapun yang berkaitan dengan keuangan memiliki peluang untuk menjadi hal yang sangat sentimentil. Karena itu, profesi di bidang ini tentunya tidaklah mudah. Seorang agen desk collection harus mempunyai keahlian yang baik dan mumpuni dalam beberapa bidang.

Tugas seorang desk call atau desk collection, dari satu perusahaan adalah melakukan penagihan kepada debitur atau nasabah. Semua tugas yang dilakukan melalui panggilan telepon ke nomor nasabah langsung, termasuk juga secara online dengan memanfaatkan aplikasi pesan instan.

Dalam suatu perusahaan pembiayaan baik finance atau bank, desk collection adalah salah satu bidang penting dan wajib ada. Desk collection membantu bisnis dalam menjalankan fungsi untuk:

• Periksa invoice pelanggan yang akan atau telah mencapai tanggal jatuh tempo dari tanggal yang ditentukan.
• Menyiapkan data piutang yang telah dibayar pelanggan.
• Menghubungi dan menagih dari pelanggan yang mempunyai tunggakan pembayaran yang telah melewati tanggal jatuh tempo.
• Memproses data invoice pelanggan dan membuat laporan detail secara berkala kepada manajemen.

Strategi Desk Collection yang Efektif untuk Menjangkau Nasabah

Dalam melakukan penagihan kepada nasabah/debitur, diperlukan strategi yang cermat. Berikut beberapa strategi desk collection yang efektif untuk menjangkau nasabah:

1. Mempersiapkan Data Dengan Benar

Memastikan semua file atau data relevan dengan tagihan yang akan ditagih, dan meninjau kembali semua catatan-catatan pendukung yang berkaitan dengan faktur.

  2. Mencairkan suasana dengan nasabah/debitur 

Untuk mencairkan suasana di awal percakapan, petugas desk collection sebaiknya memulai dengan kalimat pembuka yang ramah, sebelum menyampaikan maksudnya untuk menagih hutang. Banyak yang mengatakan bahwa cara ini hanya basa-basi saja, namun nyatanya terbukti sangat efektif dan sangat diperlukan.

  3. Memberikan konfirmasi tentang tagihan
Strategi selanjutnya, desk collection dapat melakukan konfirmasi dengan menanyakan apakah nasabah sudah menerima invoice yang telah dikirimkan kepada mereka atau belum. Selain itu minta nasabah untuk mengecek kebenaran dari tagihan tersebut sebelum melanjutkan pembicaraan ke pokok pembicaraan yaitu penagihan hutang.

  4. Mengirimkan reminder

Secara umum, mayoritas nasabah melupakan tanggal jatuh tempo dari hutangnya. Maka itu,  di sinilah tugas dan peran desk collection untuk mengingatkan kembali nasabah mengenai tanggal jatuh tempo dan untuk terus melakukan follow up hingga tagihan hutang tersebut lunas. Strategi mengirimkan reminder ini tentu sangat efektif untuk mendukung proses penagihan hutang.

 5. Menerapkan keterampilan bernegosiasi

Keterampilan dalam bernegosiasi sangat penting bagi desk collection, sebab berinteraksi dengan nasabah harus dapat melakukan tawar-menawar. Hal ini sering dilakukan ketika harus berhadapan dengan nasabah yang terlambat membayar tagihan mereka karena alasan apa pun.

Proses tawar-menawar antara desk collection dengan nasabah akan menghasilkan solusi yang optimal untuk semua pihak. Karena itu, desk collection harus bekerja keras agar nasabah bersedia untuk mencicil atau bahkan melunasi kewajibannya.

 6. Menggunakan keterampilan dalam berkomunikasi 

Kemampuan komunikasi desk collection sebagai perwakilan dari perusahaan menentukan tingkat keberhasilan dalam penagihan. Ini sangat penting karena seluruh pekerjaan desk collection dilakukan melalui telepon.
 

Ketika berbicara di telepon, desk collection harus memiliki kemampuan dalam pengucapan dan artikulasi yang baik. Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahpahaman dengan nasabah atau ketidakjelasan dalam penerimaan nasabah.

Kemampuan pola pikir dan bakat juga sangat diperlukan. Pasalnya, desk collection harus bisa berhadapan dengan nasabah dengan berbagai latar belakang dan kepribadian. Meski melakukan tugas menagih hutang, desk collection harus tetap bersikap profesional, sopan dan sabar. 

 7. Menerapkan sistem multitasking

Lebih dari sekadar menelpon nasabah untuk menagih hutang, pekerjaan desk collection meliputi serangkaian pekerjaan yang membutuhkan kemampuan untuk melakukan banyak tugas. Desk collection perlu merekam setiap pembicaraan ataupun informasi yang diberikan oleh nasabah saat melakukan panggilan telepon. Karena itu, desk collection perlu menerapkan sistem multitasking dalam melakukan pekerjaannya.

 8. Berorientasi pada target 

Penerapan strategi target dalam desk collection adalah suatu hal yang penting. Desk collection biasanya bekerja dengan tujuan dan target tertentu. Nantinya, tercapainya suatu tujuan dan target dikaitkan dengan remunerasi bagi karyawan desk collection.  Penerapan orientasi target akan menambahkan motivasi karyawan untuk membantu mencapai tujuan perusahaan.

Maksimalkan Peran Desk Collection dalam Perusahaan

Desk collection memiliki fungsi dan peran penting di sebuah perusahaan, khususnya pada bisnis finansial. Jika perusahaan Anda bergerak di bidang tersebut, penting untuk memaksimalkan manfaat desk collection sebagai media penghubung dengan nasabah. Penerapan desk collection membutuhkan strategi yang cermat agar sukses mencapai target atau tujuan perusahaan. 

Gunakan layanan telephony dari berijalan untuk memaksimalkan peran desk collection dalam bisnis Anda.