Sumber: freepik.com

Promosi melalui email masih menjadi saluran digital marketing paling kuat. Return on Investment (ROI)-nya tinggi, bisa menyasar langsung ke target, dan memungkinkan personalisasi yang luas. Namun realitanya, banyak perusahaan masih mengelola kampanye email marketing secara manual—mulai dari menyusun daftar penerima, menjadwalkan pengiriman, sampai membuat laporan performa. 

Proses manual seperti ini menguras waktu dan rawan kesalahan. Di tengah kebutuhan untuk bergerak cepat dan akurat, banyak bisnis mulai beralih ke otomatisasi. Robotic Process Automation (RPA) hadir sebagai solusi teknologi yang mampu mempercepat pekerjaan repetitif sekaligus meningkatkan akurasi kampanye pemasaran email. 

Memahami Peran RPA dalam Email Marketing 

RPA adalah teknologi yang memungkinkan software robot untuk menjalankan tugas-tugas berulang secara otomatis, layaknya manusia yang bekerja di depan komputer. Dalam konteks email marketing, RPA dapat menjalankan alur-alur seperti: 

1. Mengambil data pelanggan dari spreadsheet, database, atau CRM 

2. Menyaring daftar email aktif vs. tidak aktif 

3. Mengelompokkan pelanggan ke dalam segmen (berdasarkan lokasi, perilaku pembelian, atau histori klik) 

4. Menjadwalkan pengiriman email sesuai waktu terbaik untuk masing-masing segmen 

5. Mencatat open rate, klik, bounce, dan menyusun laporan performa otomatis 

Sederhananya, RPA adalah asisten digital yang tak lelah bekerja 24/7, memastikan setiap kampanye berjalan konsisten dan tepat sasaran. 

Perbandingan Promosi Manual vs. Otomatis 

Pendekatan manual cenderung menyita tenaga. Setiap minggu, tim pemasaran harus menyusun konten, mengatur siapa yang menerima email, kapan email dikirim, serta mengecek performa satu per satu. Belum lagi risiko human error seperti salah jadwal kirim atau mengirim ke segmen yang salah. 

Melalui RPA, proses ini berubah drastis: 

Efisiensi seperti ini memberi waktu lebih bagi tim kreatif untuk fokus pada strategi konten, bukan urusan teknis pengiriman. 

Tools yang Mendukung Otomatisasi Promosi Email 

Penggunaan RPA bukan berarti harus meninggalkan platform email marketing yang sudah digunakan. Justru RPA bekerja secara paralel, menyambungkan dan menjalankan proses antartools yang biasanya dikerjakan manual. 

Beberapa kombinasi tools yang efektif untuk kampanye otomatis: 

1. Mailchimp + Zapier 

Cocok untuk UKM. Zapier mengotomatisasi integrasi dari Google Sheets atau CRM ke Mailchimp, lalu mengatur pengiriman email sesuai trigger tertentu. 

2. Brevo + Make (ex-Integromat) 

Cocok untuk kampanye kompleks dengan cabang logika berbeda. Make memungkinkan pengaturan percabangan berdasarkan perilaku user (misalnya hanya follow-up ke user yang klik tautan tertentu). 

3. ActiveCampaign + UiPath 

Cocok untuk perusahaan skala menengah ke atas. UiPath memungkinkan kustomisasi mendalam dan integrasi ke sistem backend perusahaan. 

Baca Juga: Hyperautomation: Strategi Otomatisasi Bisnis Terbaik Era Digital 2025 

Studi Mini: Dampak RPA terhadap Promosi 

Sebuah perusahaan distribusi alat kantor awalnya menjalankan kampanye email bulanan secara manual. Waktu yang dibutuhkan sekitar 5 jam per minggu, melibatkan 2 staf. Masalah umum yang muncul: 

1. Daftar penerima tidak selalu update 

2. Email promosi terlambat terkirim karena penjadwalan manual 

3. Laporan performa harus disusun di Excel setiap minggu 

Setelah menggunakan workflow RPA berbasis Zapier dan Google Sheets, waktu pengerjaan turun menjadi 30 menit per minggu. Semua daftar pelanggan update otomatis, pengiriman email berjalan sesuai skenario waktu, dan laporan langsung masuk ke dashboard Google Data Studio. 

Praktik Terbaik Menerapkan RPA 

Beberapa tips agar kampanye otomatis tetap efektif dan tidak terasa seperti spam: 

1. Mulai dari proses paling repetitif 

Seperti email welcome, reminder, atau pengingat promo berkala. Proses ini mudah diotomatisasi dan dampaknya besar. 

2. Pastikan data pelanggan bersih dan tersegmentasi 

RPA hanya akan efektif jika input datanya akurat. Perlu audit rutin terhadap database email. 

3. Gunakan logika berbasis perilaku pelanggan 

Misalnya, follow-up hanya dikirim kepada pelanggan yang membuka email sebelumnya. 

4. Uji skenario sebelum dijalankan 

Simulasikan dulu automation-nya agar tidak ada email yang terkirim ke orang yang salah. 

5. Gunakan pengaturan delay dan batch 

Untuk menghindari email Anda terdeteksi sebagai spam karena dikirim massal dalam waktu bersamaan. 

Dukung Bisnis Anda bersama Robotic & Automation Techno Center Berijalan 

Tidak semua bisnis memiliki kapasitas internal untuk membangun sistem RPA sendiri. Di sinilah peran Robotic & Automation Techno Center dari Berijalan menjadi sangat relevan. Pusat solusi ini didesain untuk membantu berbagai jenis bisnis—dari UKM hingga enterprise—dalam menerapkan otomatisasi secara efisien dan terarah. 

Apa yang Bisa Diberikan oleh Berijalan? 

1. Pemetaan alur promosi email Anda: Tim Berijalan akan menganalisis alur kerja email marketing saat ini dan menentukan bagian mana yang bisa diotomatisasi. 

2. Pembuatan workflow RPA yang kustom: Sistem otomasi tidak satu ukuran untuk semua. Setiap bisnis akan dibuatkan flow tersendiri yang sesuai kebutuhan. 

3. Integrasi dengan tools yang Anda gunakan: Tidak perlu ganti software. RPA akan disesuaikan untuk bekerja sama dengan platform yang sudah Anda pakai. 

4. Pemantauan performa otomatis: Laporan email marketing akan tersedia dalam format visual dan real-time. 

5. Pelatihan singkat untuk tim internal: Supaya tim Anda memahami dasar cara kerja sistem dan bisa mengawasinya ke depan. 

Manfaat Utama bagi Bisnis 

1. Hemat waktu dan biaya operasional 

2. Meningkatkan akurasi pengiriman promosi 

3. Menjaga konsistensi kampanye meski tim marketing sedang overload 

4. Mudah disesuaikan jika strategi marketing berubah sewaktu-waktu 

Segera optimalkan kampanye email marketing Anda dengan solusi RPA dari Robotic & Automation Techno Center Berijalan. Hubungi kami sekarang untuk konsultasi gratis dan bawa bisnis Anda melaju lebih cepat dengan otomatisasi cerdas!